以下是選擇視頻會議軟件時需要考慮的一些具體事項：
視頻會議的基本功能
除了確保你的視頻會議軟件支持你想要的參會人數外，一些關鍵功能還可以讓你充分利用虛擬協作。這些關鍵功能包括白板、分組討論室、投票和實時聊天。
下面是對要考慮的基本視頻功能的進一步了解。
• 屏幕共享：這是最基本的視頻協作工具，屏幕共享使你能夠將屏幕、選項卡或窗口展示給所有人。每個付費和免費計劃都包含此功能。
• 聊天：幾乎與屏幕共享一樣重要，實時聊天日志使參會者能夠通過文本進行無聲交流。雖然大多數提供商只允許全體成員發送消息，但一些提供商(如Zoom)允許參會者之間發送私人消息。
• 白板：白板功能將屏幕變成空白畫布，為參會者提供畫筆、模板、便利貼等繪圖工具。多個用戶可以同時繪圖，支持想法的產生和頭腦風暴，并且可以在會議后保存和共享白板。
• 標注工具：標注工具允許用戶在會議期間做筆記，提供字體大小、加粗、項目符號和編號等格式設置選項。
• 投票和問答：投票功能允許主持人輸入問題和答案選項，參會者可以實時回答。大多數平臺允許你提前設置這些問題，或在會議期間即時創建。
• 分組討論室：分組討論室使你能夠將參會者分成多個小房間，每個房間進行預設時間的討論。此功能鼓勵參會者之間進行更深入的互動，并為每個人提供更多發言機會。
Webex、Google Meet、RingCentral和Zoom提供免費且功能豐富的計劃，Zoom擁有最好的白板和標注工具，而Webex的投票功能最為先進。
參會人數和會議時長
視頻會議提供商和計劃在每次會議允許的參會人數和會議的最長時間限制方面存在顯著差異。如果你主要尋求一對一或小型團隊會議，那么免費計劃可能是最佳選擇，另一方面，許多更高級別的計劃允許你在通話中主持200多名用戶，非常適合大型公司會議。特別是，Google Meet、Webex、Zoom和ClickMeeting提供支持多達1000名參會者的付費計劃。
大多數免費計劃的主要缺點是它們將會議限制在一小時或更短，這可能會給參會者帶來太大壓力，導致他們匆忙結束討論，然而，Google Meet的免費計劃對一對一會議沒有時間限制，Zoho支持多達100名參會者進行一小時的會議——這是免費計劃中兩個最寬松的時間限制。所有付費計劃都將時間限制延長至5至24小時不等，為你與任何規模的團隊進行協作提供了所需的時間。
價值
視頻會議解決方案的價值涉及其價格以及你每花費一元錢所獲得的內容。由于視頻會議提供商在其免費計劃中包含了許多出色的功能，因此免費計劃通常只為偶爾需要視頻會議的公司提供最佳價值，然而，一些付費計劃提供了針對特定用例非常有價值的高級功能。
如果你的團隊已經為Google Workspace付費，那么Meet是免費包含的，這很容易做出選擇。同樣，對于Microsoft Teams和Zoom Workplace也是如此，盡管即使你的公司不使用Zoom Workplace，Zoom的免費和付費視頻會議也極具價值。如果你希望獲得會議的AI摘要和見解，那么RingCentral的免費和付費計劃非常有價值，而Webex Meet的低級別付費計劃對于投票和受眾互動非常有價值。
團隊協作功能和“附加功能”
一些視頻會議提供商添加了超越虛擬會議的獨特功能。例如，Microsoft Teams和Google Workspace在其更高級別的計劃中包含了自定義電子郵件域，這是尋求擴展其通信系統和專業形象的公司的選擇。
沿著同樣的思路，一些視頻會議軟件還充當了包含團隊聊天的統一通信中心。Zoom、Microsoft Teams、Google、Webex、GoTo Meeting和CyberLink U Meeting都包含團隊聊天功能。
Microsoft Teams和Google Meet的付費計劃包括超出視頻會議的應用程序套件。例如，Teams捆綁了Microsoft 365應用程序，如Word和Excel，而Google Meet則添加了Docs和Sheets。如果你想構建文檔和內容的基礎架構，那么這些提供商提供了無與倫比的價值。
用戶體驗
你的視頻會議解決方案必須令人愉快且易于使用。這意味著該應用程序易于啟動，視頻會議可以快速設置和安排，并且會議中的主持人控制直觀易懂。我建議你在決定使用付費計劃之前，先試用你首選選項的免費試用版或免費版。
我發現Google Meet提供了最佳用戶體驗，設置會議和訪問會議中控件的過程非常容易，但是，Zoom和Microsoft Teams也是用戶友好的應用程序，我還發現Dialpad的會議顯示界面令人愉悅且現代感十足。
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